Osobní údaje uvedené v zápisech z jednání rady obce ve vztahu ke svobodnému přístupu k informacím

Dotaz:

Až do rozsudku Nejvyššího správního soudu ze dne 25. srpna 2005, č.j. 6 As 40/2004-62 jsem měl za to, že právo na svobodný přístup k informacím se nevztahuje na dokumenty, které obsahují osobní údaje. Jak máme postupovat, požádá-li si někdo podle zákona o svobodném přístupu k informacím o zápisy z jednání rady?

V zásadě jde o kolizi zákona o svobodném přístupu k informacím (106/1999 Sb.), zákona o obcích a zákona o ochraně osobních údajů (101/2000 Sb.).

Pokud jde o zpřístupňování informací z rady obce, je potřeba je rozdělit podle toho, jak je rozděluje zákon o obcích: tedy na usnesení rady (prakticky vzato vše, co je vyjmenováno v § 16 odst. 2 písm. e) zákona o obcích) a zápisy z jednání rady (všechno ostatní, co lze považovat za informaci podle zákona č. 106/1999 Sb. a není vyjmenováno v § 16 odst. 2 písm e) zákona o obcích (pozn. někdy může být nakládání s těmito dokumenty regulováno speciálním předpisem, pak by se uplatnil tento speciální předpis – např. nahlížení do spisu ve správním řízení).

Usnesení rady – podle § 16 odst. 2 písm. e) zákona o obcích má občan obce právo nahlížet do usnesení rady obce a pořizovat si z nich výpisy. Toto právo mu nemůže být nějak omezováno, pokud si tedy přijde udělat výpis z usnesení, musíte mu usnesení poskytnout. Ve vztahu k ochraně osobních údajů se to má tak, že zákon o obcích je v tomto případě speciálním předpisem, který obci přikazuje, jak má osobních údaje zpracovávat – nechat občany obce nahlížet do osobních údajů, které jsou součástí usnesení.

Pokud někdo o usnesení požádá podle zákona č. 106/1999 Sb. (tedy, že si nedojde na úřad udělat si výpis sám, ale pošle si žádost), pak by se mu měla podle Nejvyššího správního soudu taková informace poskytnout (zaslat mu kopii usnesení.)

Zápisy z jednání rady – ponechme stranou, že do nich mohou nahlížet zastupitelé. Důležité je to, že je to určitá informace, kterou má obec k dispozici, takže je o ni možné podle zákona č. 106/1999 Sb. požádat. Na druhou stranu však občan obce (tím spíš někdo mimo obec) nemá speciální právo na přístup k tomuto dokumentu jako to bylo např. v případě usnesení rady nebo zápisu z jednání zastupitelstva obce.

Z hlediska ochrany osobních údajů tak neexistuje speciální regulace, která by nutila správce (obec) zpracovávat osobní údaje určitým způsobem (např. dokumenty zveřejňovat, zpřístupňovat). V takovém případě je třeba postupovat obecně podle zákona č. 101/2000 Sb. což podle § 5 zákona č. 101/2000 Sb. znamená buď: poskytovat informace se souhlasem subjektů údajů, kteří jsou uvedení v zápise z jednání rady (nejedná se o údaje radních, pokud tyto údaje vypovídají o jejich úřední činnosti – viz výjimka uvedená v § 5 odst. 2 písm. f) zákona č. 101/2000 Sb.) a nebo osobní údaje anonymizovat.

Shrnutí:

A) Pokud se jedná o dokumenty uvedené v § 16 odst. 2 písm. e) zákona o obcích a poskytujete je občanům obce (těm, co mají právo se s těmito dokumenty seznamovat), potom nemáte jinou možnost, než jim poskytnout kopie těch dokumentů.

B) Pokud se nejedná o dokumenty uvedené v § 16 odst. 2 písm. e) zákona o obcích a poskytujete je občanům obce nebo jiným subjektů, kteří nemají speciální právo na seznámení s nimi (výjimka jsou zastupitelé), pak je třeba osobní údaje v těchto dokumentech anonymizovat – což znamená udělat to tak, aby nebylo jasné, koho se tyto osobní údaje týkají (někdy nestačí pouze začernit jméno, ale i další údaje, které mohou vést k identifikaci (např. povolání, rodné číslo apod). Další možnost je ještě získat souhlas těch, jejichž osobní údaje jsou v dotčených dokumentech, to však není příliš praktické.

C) Pokud se jedná o dokumenty uvedené v § 16 odst. 2 písm. e) zákona o obcích a poskytujete je někomu jinému než občanům obce (těm, kteří nemají právo se s těmito dokumenty seznamovat), pak postupujte podle možnosti B).