Osobní údaje v osobních diářích a mobilech

Dotaz:

Podnikám jako fyzická osoba v oblasti poradenství (mám živnostenský list), potřebuji se ujistit, že tak, jak to dělám, je to správně a nenakládám s osobními údaji: u klientů si nezaznamenávám příjmení, všechny zápisy konzultací,kde se mohou vyskytovat opravdu citlivé údaje z osobního života vedu jen pod křestními jmény. Na klienty mám k dispozici jen telefonické spojení na mobilní telefon, ale mám je stejně jako jiná příjmení zapsána třeba v diáři nebo v mobilu v telefonním seznamu, z čehož není patrné, že nějak souvisejí se zápisy z konzultací.

Bylo by chybou zapsat si telefon. spojení u konzultace s křestním jménem? A nebo bylo by chybou mít zapsané příjmení, když by nebylo již uvedeno nic jiného osobního (příjmení si může navíc člověk vymyslet, nikoho nekontroluji). Ono je to poměrně nepraktické vést to odděleně...

A ještě jeden dotaz: některé konzultace bych ráda pro studijní účely zaznamenala na video - je to možné udělat tak, že by klienti byli otočeni zády (nebylo by jim tedy vidět do obličeje) a nebyli by oslovováni jinak než křestními jmény?

Nejdříve pár upřesnění. Je potřeba rozlišovat osobní údaje prosté a citlivé. Citlivé osobní údaje nejsou ty, o kterých si myslíte, že citlivé jsou (např. věk u žen), ale ty o kterých to stanoví zákon. V našem případě § 4 písm. b) zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů (dále je "ZOOU"). Citlivý údajem je tak pouze osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a sexuálním životě subjektu údajů a jakýkoliv biometrický nebo genetický údaj subjektu údajů.

Rozdíl mezi citlivými a "obyčejnými" údaji je vlastně ve výjimkách z povinnosti, kdy lze zpracovávat osobní údaje bez souhlasu subjektu údajů. U těch "obyčejných" údajů je těchto výjimek více a jsou popsané v § 5 odst 2 ZOOU, kdežto u citlivých údajů jsou výjimky mnohem přísnější a jsou uvedené v § 9 ZOOU.

Povinnost zpracovávat osobní údaje se souhlasem subjektu údajů je pouze jednou z mnoha povinností, ale většinou z této povinnosti existuje dost výjimek. Ve Vašem případě můžete zpracovávat osobní údaje bez souhlasu subjektu údajů jednak proto, že jde o určité plnění smlouvy, kterou máte mezi Vámi a Vaším klientem (§ 5 odst. 2 písm. b) ZOOU) a nebo proto, že je to nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů správce, příjemce nebo jiné dotčené osoby (§ 5 odst. 2 písm. e) ZOOU).

Jednou z povinností je i povinnost, shromažďovat osobní údaje odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanového účelu (§ 5 odst 1 písm. d) ZOOU). Z Vašeho dotazu je patrné, že se bojíte zaznamenávat si jména a kontakty. Já mám ale za to, že evidence těchto kontaktů je zcela v souladu s účelem poskytování Vašich (podnikatelských) služeb. Takže nevidím problém v tom mít tyto kontakty jaksi úplné a pohromadě.

Otázka jestli máte kontakty v osobním diáři, mobilu nebo jinde je vlastně jedno. Ono sice zpracování osobních údajů pouze pro osobní účely nepodléhá regulaci zákonem o ochraně osobních údajů (§ 3 odst 3 ZOOZ), ale jakmile tento svůj (prvotně soukromý) diář začnete používat pro podnikatelskou potřebu (začnete kontaktovat kamarádky jako potenciální klientky), pak již i vedení tohoto (původně osobního) diáře podléhá regulaci dle ZOOU.

Zaznamenávání někoho na video souvisí s ochranou osobnosti jako takovou, kterou upravuje občanský zákoník. Dle § § 12 odst. 1 obč. zák. Písemnosti osobní povahy, podobizny, obrazové snímky a obrazové a zvukové záznamy týkající se fyzické osoby nebo jejích projevů osobní povahy smějí být pořízeny nebo použity jen s jejím svolením. Toto svolení nemusí být písemné. Nicméně je problém kolize občanského zákoníku a zákona o ochraně osobních údajů, kde se záznam obličeje vykládá jako citlivý údaj (lze z něho vyčíst rasový a etnický původ) a tam byste měla mít výslovný souhlas (§ 9 písm. a) ZOOU). Takže Vám doporučuji, abyste to udělala, jak navrhujete, tedy zezadu. Vyhnete se tím problémům výslovného souhlasu dle ZOOU a postačí Vám jenom souhlas prostý (dovoditelný z jednání) dle § 12 obč. zák.