Kynologické kluby a další občanská sdružení jako správci osobních údajů

Můj dotaz se týká kynologického sdružení. Jedná se o kynologický klub zastřešující psí plemeno. Při vstupu do Klubu noví členové vyplňují přihlášku - jméno, adresa.

A) Co musí být na přihlášce uvedeno, aby splňovala zákon o ochraně osobních údajů?

Dále je vydáván klubový zpravodaj, kde jsou zveřejňovány příspěvky členů s jimi zaslanými fotografiemi s popisem. Také jsou zde zveřejňovány fotografie z hromadných akcí s obecným názvem (bez jmen konkrétních osob). A fotografie psů s jejich jmény a s výsledky výstav, z nichž je patrné, komu pes na fotografii patří (uvedeno pouze jméno majitele a chovatele).

B) Musí být osobní údaje ošetřeny i v Klubovém zpravodaji? Pokud jsou do zpravodaje zasílány příspěvky s fotografiemi, je třeba vyžadovat po autorovi příspěvku nějaké písemné prohlášení ohledně OOÚ?

Klub má internetové stránky, kde se prezentují na základě vlastní žádosti (e-mail, telefon) prezentují chovatelské stanice.

C) Je nutné také vyžadovat písemné prohlášení o souhlasu s prezentací chov. stanice?

D) Stačí, pokud by se do přihlášky pro nové členy vložilo "Člen Klubu souhlasí s používáním uvedených osobních údajů v Klubovém zpravodaji a na www.stránkách", nebo něco podobného, co by vyhovovalo zákonu?

Ještě něž odpovím na jednotlivé otázky, dovolím si obecné poučení. Obecně lze říci, že celá ochrana osobních údajů, jak ji upravuje zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů (dále jen "ZOOU"), je souborem určitých práv a povinností. Základní pojem, který je potřeba dobře pochopit je tzv. účel zpracování osobních údajů. Tento účel může být buď přímo předepsán správci osobních údajů zvláštním zákonem (např. přestupkový zákon dává povinnost obcím projednávat přestupky fyzických osob) a nebo tento účel vyplyne z konkrétních potřeb správce. Ve Vašem případě máte potřeby sdružovat se s ostatními lidmi, kteří mají obdobné zájmy (chovatelství). Pokud se chcete se členy sdružení scházet, musíte mít na ně kontakty, abyste si mohli domluvit schůzky. Je tedy zřejmé, že Vaše sdružení (právnická osoba) má k dispozici určité osobní údaje svých členů a případně sympatizantů (těch, kteří ještě nejsou členy, ale uvažují o něm). Z hlediska ochrany osobních údajů je tak Vaše sdružení správcem osobních údajů. Účel zpracování osobních údajů by se dal nazvat např. jako evidence členů občanského sdružení.

A)

Zde Vás upozorňuji na povinnost uvedenou v § 5 odst. 1 písm. d) ZOOU, tedy shromažďovat osobní údaje pouze ke stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu. Co to znamená? Jestliže máte osobní údaje k dispozici kvůli tomu, abyste kontaktovali členy svého sdružení (účel zpracování), pak Vám stačí jejich jméno a příjmení, adresa, případně telefon nebo email. Naprosto k ničemu Vám je mít např. číslo jejich účtu a nebo rodné číslo. (Používání rodného čísla s ochranou osobních údajů souvisí, ale je upraveno speciální zákonem - zákonem o evidenci obyvatel, z něho plyne, že by se rodné číslo v občanskoprávních vztazích nemělo vůbec používat.)

B)

Co se týká vydávání Vašeho klubového zpravodaje, tak jde vlastně o jiný účel zpracování osobních údajů, než výše uvedený účel - evidence členů občanského sdružení. Již jednou jsem na obdobnou otázku odpovídal, takže Vám doporučuji tento článek.

U zveřejňování fotografií jsme vlastně v prostředí obecného práva na ochranu osobnosti, jak je upraveno v § 11 - 16 občanského zákoníku. Pro Vás by bylo výhodné dostat se pod nějaký režim tzv. zákonné licence - tzn. možnosti uvádět ve Vašem zpravodaji fotografie bez souhlasu fotografovaných osob. Dle § 12 odst 3 občanského zákoníku lze podobizny, obrazové snímky a obrazové a zvukové záznamy bez svolení fyzické osoby pořídit nebo použít přiměřeným způsobem též pro tiskové zpravodajství.

Na druhou stranu je tu ovšem problém, co to tiskové zpravodajství je? Občanský zákoník sice nikde tiskové zpravodajství nespecifikuje, ale z ostatních právních předpisů zejména tiskového zákona lze dovodit, že tiskové zpravodajství je tam, kde se jedná o tiskoviny podléhající režimu tiskového zákona (jedná se o evidenční povinnost vydavatele periodického tisku dle § 7 zákona č. 46/2000 Sb., o právech a povinnostech při vydávání periodického tisku a o změně některých dalších zákonů (tiskový zákon)). Domnívám, že Váš klubový zpravodaj není vydáván v režimu tiskového zákona, a proto zřejmě nebude připadat tato možnost v úvahu.

Občanská sdružení mají ohledně zpracování osobních údajů velké úlevy. Tyto úlevy se projevují zejména při zpracování některých citlivých údajů, které mohou být zpracovány bez souhlasu subjektu údajů - § 9 písm e) ZOOU a dále v tom, že nemusí plnit informační povinnost vůči Úřadu pro ochranu osobních údajů - § 18 odst. 1 písm. c) ZOOU. Samotný zákon tyto výjimky uvádí tak, že musí jít o zpracování, které sleduje politické, filosofické, náboženské nebo odborové cíle, prováděné v rámci oprávněné činnosti občanského sdružení, nadace nebo jiné právnické osoby nevýdělečné povahy (dále jen "sdružení"), a které se týká pouze členů sdružení nebo osob, se kterými je sdružení v opakujícím se kontaktu souvisejícím s oprávněnou činností sdružení, a osobní údaje nejsou zpřístupňovány bez souhlasu subjektu údajů.

Problém v tomto směru činí rozhodnutí, zda vydávání zpravodaje kynologického klubu s fotografiemi ze soutěží sleduje politické, filosofické, náboženské nebo odborové cíle, prováděné v rámci oprávněné činnosti občanského sdružení. Pokud připustíme, že chov psů je určitá životní filozofie, pak bychom mohli přistoupit i na to, že vydávání zpravodaje kynologického klubu se pod uvedenou výjimku vejde. Toto hodnocení však nemusí být až tak jednoznačné. Pokud Vás to zajímá více odkazuji na svůj článek Právní regulace nakládání s citlivými údaji, Právní rozhledy č. 19/2006.

Pokud se tedy pod uvedenou výjimku vejdete, nebudete potřebovat souhlas subjektů údajů. Jestliže tomu tak nebude, musíte mít kvalifikovaný souhlas se zpracováním osobních údajů dle § 9 písm. a) ZOOU a dále musíte ještě subjekt údajů poučovat o jeho právech.

C)

Souhlas potřebovat nebudete. Pokud chovné stanice nejsou fyzické osoby, vůbec se na ně zákon o ochraně osobních údajů vztahovat nebude, a pokud to jsou fyzické osoby pak lze souhlas se zpracováním osobních údajů vyvodit již z jejich vlastní žádosti. Zde totiž nejde o zpracování citlivých údajů, takže se jedná o tzv. prostý souhlas se zpracováním osobních údajů, který lze vyvodit i z jednání subjektu údajů

D)

Problém je, co si představujete pod pojmem, že něco vyhovuje zákonu. Mnoho správců zkouší větičky typu "Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu se zákonem" apod. Právě tyto věty jsou převážně důkazem toho, že se osobní údaje v souladu se zákonem nezpracovávají. Jde totiž o to, aby subjekt údajů měl možnost odněkud vyčíst, kvůli čemu o něm jeho osobních údaje zpracováváte (účel zpracování), v jakém rozsahu (jak údaje o něm zpracováváte), komu mohou být zpřístupněny, případně další informace.

Je zřejmé, že když subjekt údajů uvádí své osobní údaje na přihlášce, tak asi ví, co o něm zpracováváte. Není však na škodu to v přihlášce uvést výslovně společně s poučením podle § 11 odst. 1 ZOOU - správce je při shromažďování osobních údajů povinen subjekt údajů informovat o tom, v jakém rozsahu a pro jaký účel budou osobní údaje zpracovány, kdo a jakým způsobem bude osobní údaje zpracovávat a komu mohou být osobní údaje zpřístupněny, nejsou-li subjektu údajů tyto informace již známy. Správce musí subjekt údajů informovat o jeho právu přístupu k osobním údajům, právu na opravu osobních údajů, jakož i o dalších právech stanovených v § 21.

Uvádět tedy pouze obecná prohlášení nemá smysl. Pokud se chcete určitým způsobem jistit, pak Vám doporučuji výslovně na přihlášce uvádět účel zpracování, rozsah, přesné označení správce a zpracovatele, komu mohou být zpřístupněny, případně způsoby zpracování osobních údajů a dobu uchovávání. Rovněž je vhodné informovat subjekt údajů o jeho právech.

Možná se Vám toho zdá trochu moc, ale ono je to jenom opakování toho, co máte mít již uděláno. Podle § 5 odst. 1 ZOOU si máte předtím, než vůbec budete s osobními údaji cokoli dělat, stanovit účel, k němuž mají být osobní údaje zpracovány, prostředky a způsob zpracování osobních údajů. Tohle je vlastně základní povinnost, kterou, by měl každý správce začít. Pokud tohle splní tak, jak má, pak mu nebude dělat plnění dalších povinnosti potíže a vlastně ho ani nepřekvapí, neboť na ně bude již připraven. K uvědomění si provázání jednotlivých povinností doporučuji Rychlokurz ochrany osobních údajů.