Zpracování fotografií cizinců pro účely sociálního zabezpečení

Dotaz:

PSSZ požaduje u cizinců doložit kopii cestovního pasu včetně fotografie. Je toto možné? Není to v rozporu s ochranou osobních údajů?

Nejsem si jistý, co znamená zkratka PSSZ, ale předpokládám, že je to Pražská správa sociálního zabezpečení. Ve Vašem případě je třeba si uvědomit, že fotografie představuje soubor citlivých údajů, zpravidla může jít o údaje o rasovém nebo etnické původu, případně i údaje o zdravotním stavu nebo o údaje genetické (k tomuto problému odkazuji na svůj článek (Právní regulace nakládání s citlivými údaji. Právní rozhledy č. 19/2006).

Důležité je vědět, že zpracování citlivých údajů je regulováno poměrně přísně a ve většině případů se tak musí dít s tzv. kvalifikovaným souhlasem subjektu údajů. Z této povinnosti - zpracovávat citlivé údaje pouze se souhlasem je však několik výjimek. Vás bude nejvíce zajímat výjimka, která je stanovena v § 9 písm. f) zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů (dále jen "ZOOU"). Podle tohoto ustanovení je možné zpracovávat citlivé údaje bez souhlasu subjektu údajů pokud: "se jedná o údaje podle zvláštního zákona nezbytné pro provádění nemocenského pojištění, důchodového pojištění (zabezpečení), státní sociální podpory a dalších státních sociálních dávek, sociální péče a sociálně-právní ochrany dětí, a při zajištění ochrany těchto údajů v souladu se zákonem".

Důležité je zejména slovo nezbytné. To by totiž mělo zajišťovat, že rozsah zpracovávaných osobních údajů bude pouze takový, aby sloužil k naplnění stanoveného účelu. V ZOOU je to stanoveno i výslovně v § 5 odst. 1 písm. d). Podle tohoto ustanovení je správce povinen shromažďovat osobní údaje odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanového účelu.

Jinými slovy jde o to, že když správa sociálního zabezpečení poskytuje někomu nějaké sociální dávky, tak musí znát osobní údaje, které opravňují určitou osobu, aby se stala příjemcem takových dávek (její zdravotní stav, stupeň její invalidity atd.). Předpokládám však, že ve většině případů nebude pro přiznání určité dávky sociálního zabezpečení nebo pro jiný výkon činnosti správy sociálního zabezpečení potřebné dokládat kopie cestovního pasu včetně fotografie. Fotografie na cestovním pase by měla sloužit pouze k identifikaci majitele pasu. Pokud si tedy příslušný úředník ověří totožnost majitele pasu z fotografie, pak již ví, o koho se jedná, a není třeba fotografii dále zpracovávat (kopírovat si pas včetně fotografie a zakládat si ho do spisu).

V uvedeném případě půjde pravděpodobně o porušení povinnosti uvedené v § 5 odst. 1 písm. d) ZOOU, podle kterého je správce povinen shromažďovat osobní údaje odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanového účelu. Ale ještě jednou musím zdůraznit, že záleží na účelu zpracování, a jeho promítnutí do rozsahu zpracovávaných osobních údajů.